3 Claves de la organización en el trabajo
¿Cuántas veces has necesitado más horas en el día para poder terminar todas las tareas que tenías pendientes? Es verdad que hay épocas de mucho trabajo donde la jornada laboral no nos da de sí y sentimos que no llegamos, y otros momentos, que aún sin tanta carga laboral, sentimos que al finalizar la jornada no hemos realizado todas las tareas planeadas para ese día.
Una correcta organización en el trabajo, establecer unas rutinas y planificación nos ayudarán a ser más productivos y a conseguir ser más eficaces. En las siguientes líneas te damos las claves para conseguirlo.
Establecer rutinas
9 de la mañana, enciendes el ordenador (ya con el café encima de la mesa) y empieza la jornada. ¿Por dónde empezar?
El primer movimiento instintivo de mucha gente es abrir la bandeja de entrada del correo y leer los emails pendientes. Esto a priori parece la rutina más adecuada para organizar el día, pero a veces nos puede causar retraso en tareas que tenemos prioritarias.
Cuando trabajamos con diferentes equipos, bien dentro de nuestra propia empresa o con equipos del cliente, en los que avanzar con nuestras tareas depende del trabajo de otros, lo más eficaz es que la primera tarea del día sea ver qué trabajos necesitamos de ellos.
Puede ser por ejemplo que nos aprueben una planificación de contenidos para poder programarlos, o una imagen de campaña para que el equipo realice adaptaciones, cambios en una propuesta…Poner en marcha estas tareas lo primero en el día, nos ayudará a que el trabajo avance y poder nosotros continuar realizando tareas de forma paralela para optimizar los tiempos.
El multitasking, un arma de doble filo
Cuando estamos realizando una tarea es muy fácil que otra nos distraiga. Un email que entra, una llamada de un cliente, una reunión improvisada…El multitasking es una forma muy habitual de trabajo (y de vida en general) que está presente en la mayoría de las empresas.
A primera vista puede parecer que estar realizando muchas tareas a la vez es más productivo porque se cierran más frentes, sin embargo, enfocarnos en un trabajo exclusivamente y no empezar con el siguiente hasta terminarlo, nos garantiza mayor eficacia y una mejora en los tiempos de realización de las tareas. Haz la prueba, enfócate en un proyecto o en un cliente.
Establece un tiempo diario para cada una de las tareas del día y no empieces la siguiente hasta concluirla. Estoy segura de que al final del día verás que has completado más trabajo de lo que creías.
Automatización y gestor de tareas
Cada vez más contamos con diferentes herramientas que nos ayudan a organizar el trabajo del día a día. La tecnología nos facilita la comunicación y la gestión de los procesos de trabajo. Hay tantas aplicaciones como modelos de empresas y debemos encontrar la que mejor se adapte a nuestras necesidades, lo cual nos ahorrará un tiempo muy valioso.
En un momento en el que el teletrabajo se ha instaurado de forma permanente en nuestra vida laboral, contar con un elemento que nos conecte con compañeros y clientes es esencial.
En nuestro caso la aplicación de cabecera es Notion, pero como te digo tienes muchas otras en función de tus necesidades. Una de las ventajas que más me gustan de Notion es que toda la información de un cliente se encuentra en un mismo lugar y al alcance de todo el equipo. Otro punto clave son los módulos de tareas. Es el lugar idóneo para tener organizados todos tus trabajos pendientes y a su vez estar al tanto de los de tu equipo y compañeros.
Este tipo de herramientas facilitan enormemente el día a día y con su implementación verás como la productividad se ve aumentada.
Conclusión
Organizarte bien la jornada laboral hace, sin lugar a duda, que al finalizar el día sientas que ha sido productivo y evita sufrir picos de estrés. No olvides tampoco que las pausas son imprescindibles para aumentar tu rendimiento y estar más concentrado. Una mejor organización te ayudará a poder tener también estos momentos de relax.
Si te interesa saber cómo es el trabajo del perfil que, por excelencia, tiene que ser más organizado de toda una agencia de marketing, no dejes de leer cómo es la vida de un ejecutivo de cuentas.
Trabajar como Social Media es más que un puesto. Es estar, pertenecer y evolucionar con el mundo digital. Mi perfil multidisciplinar me permite tener una visión global y crear contenidos y estrategias digitales que se adapten a las necesidades de cada cliente.
