Herramientas de gestión de proyectos

¿Sabrías enumerar, al menos, 4 herramientas de gestión de proyectos con las que trabajar?

En el artículo de hoy veremos algunas de las plataformas más utilizadas por las empresas para gestionar sus proyectos de la manera más eficaz. Y también algunas de mis favoritas.

Por lo que… ¡Sigue leyendo!

Trello

Por si no la conocías, Trello es una plataforma muy visual y fácil de utilizar. Podrás encontrar toda la información distribuida en tableros, listas y tarjetas. De esta manera, sabrás qué persona del equipo está desempeñando qué tarea, el estado de la misma y las acciones que quedan por hacer.

Las listas te ayudarán a diferenciar en qué momento se encuentra la tarea, es decir, si está completada (done), si está en curso (doing) o todavía no se ha empezado a realizar (to do). Esta plataforma me recuerda ligeramente a la forma que tiene de funcionar Notion, la cual veremos más adelante, aunque más sencilla.

En las tarjetas podrás introducir toda la información que creas necesaria para realizar la tarea y a medida que vayas avanzando, puedes ir desplazando las tarjetas según su estado (to do, doing o done).

Por otro lado, cada tarjeta estará asignada a una o varias personas donde cada cual podrá ver las tareas que tiene que realizar y las fechas límites correspondientes para que puedas organizarte como quieras y ¡tener el trabajo listo a tiempo!

Una de las ventajas que tiene esta herramienta son los recordatorios, por lo que ¡no se te pasará nada! Y es una buena manera de organizarte, sobre todo si eres una persona muy visual. Lo podrás tener todo ordenado, con las tareas de mayor a menor urgencia e ir completando y añadiendo ese check tan satisfactorio cuando se realiza una tarea.

 

Notion

La siguiente herramienta que vamos a ver es Notion, es muy similar a Trello, pero un poquito más compleja de entender al principio a mi parecer. Así que, si te gustan los retos ¡Esta es tu plataforma!

Como puedes observar en la imagen de más abajo, en Notion encontramos tres columnas, donde colocar las tareas, ordenarlas en función de su preferencia, asignarlas a las personas correspondientes y establecer las fechas de entrega.

Algunas de las ventajas que he encontrado trabajando con Notion, ha sido la comunicación tan fluida que se establece con el resto del equipo. Ya que, dentro de cada tarea puedes hacer comentarios, dar feedback, y mencionar a la persona correspondiente para que le salten las notificaciones y aprecie el cambio realizado en esa tarea. De hecho, ¡¡también se pueden subir documentos!!

Por otro lado, encontramos que Notion, cuenta con una aplicación para el teléfono, la cual funciona con y sin internet. ¡Una gran ventaja sobre todo en momentos de crisis donde tienes que sacar el trabajo y se cae el wifi de la oficina! Algo muy importante que me gustaría destacar y que es algo que yo valoro mucho a la hora de trabajar en una empresa, es el trabajo en equipo. 

Y esta herramienta lo fomenta, ya que todos los integrantes deben estar coordinados, manteniendo una buena comunicación para sacar las tareas a tiempo y todo queda muy bien reflejado en la plataforma.

¿Te interesa la comunicación? No dejes de leer nuestro artículo sobre los tipos de comunicación.

Notion es la herramienta que usamos en Valor de Ley para gestionar todas nuestras tareas y ha sido un gran cambio, hemos dejado atrás interminables hilos de correo para centrarnos en una gestión de tareas más eficiente.

 

Slack

Es una aplicación de mensajería instantánea. Yo tuve la oportunidad de descubrirla en una empresa holandesa y me pareció muy interesante, sobre todo por el concepto con el que trabajaban. No es un gestor de tareas como tal, pero slack  es muy eficaz a la hora de organizar equipos.

El objetivo principal de la empresa era que todos los empleados estuviésemos comunicados entre sí, de forma directa y rápida. Pero sin la necesidad de tener que interrumpirnos. Con esto me refiero, a que muchas veces estás concentrado en tu tarea y viene un compañero a preguntarte alguna duda respecto a otro proyecto y pierdes parte de la concentración que tenías o los segundos que se van cuando te levantas, vas hacia el sitio de tu compañero y vuelves.

Por ello, utilizábamos Slack, donde enviabas el mensaje, le llegaba una notificación ese compañero, aunque tú ya podías ver en su estado si estaba disponible, en una reunión o ausente.

 La plataforma también permite poder comunicarte con compañeros que no están en la oficina e incluso que no se encuentren en el mismo país que tú. ¡Y lo mejor de todo es que contiene gifs, emojis, imágenes para hacer las conversaciones más amenas! Además de poder compartir links externos y adjuntar todo tipo de documentos, audios, vídeos y realizar llamadas.

Si hacemos un breve resumen de como está estructurada esta aplicación podrás ver que tiene un canal general donde estará todo el equipo y luego sub-canales destinados, en este caso al equipo de Social Media, de SEO, de Desarrollo Wed, Paid Media, Diseño…

¡Pero además permite hacer integraciones con cierto tipo de aplicaciones como Spotify y Youtube para poder escuchar esa playlist tan motivadora para empezar la semana!

 

Asana

Por último, pero no menos importante, Asana es la plataforma que menos tiempo he llegado a utilizar, pero creo que también te podría resultar muy útil a la hora de tener que asignar tareas y tener el trabajo bien dividido y controlado.

Una de las principales ventajas que podemos encontrar es la optimización del trabajo, realizando un seguimiento de las tareas más importantes. Como se puede apreciar, al final, todas estas plataformas buscan como objetivo que la realización de la gestión de los proyectos de las empresas sea lo más sencillo posible.

 

Bonus track: Google sheets

Si, has leído bien, Google Sheets como gestor de tareas. Las hojas de cálculo de Google son muy capaces de ayudarte a gestionar tareas. Jugando con los datos introducidos, dándoles el formato adecuado y filtrando, puedes tener un gestor de tareas funcional y a tu medida, si es que no quieres probar ninguno de los que te he mencionado anteriormente.

 

Conclusión

En general, todas las herramientas que hemos ido viendo a lo largo del artículo creo que tienen la misma finalidad, poder ayudar a la organización del trabajo, generar una comunicación más fluida, rápida y directa para que todo el equipo estéis informado del trabajo que debéis realizar, las fechas y las personas con las que vais a tener que hacerlo.

También me parece muy importante destacar que cada plataforma es un mundo esperando a ser descubierto.

Puede suceder que, a veces, cuando entramos en una empresa o se implementa una nueva herramienta, dependiendo del nivel de dificultad que suponga, se puede generar una pequeña sensación de estrés pensando en cuánto tiempo tardaremos en aprender a manejarlas. Pero, debes saber que no hay ni un mínimo ni un máximo.

 El tiempo y la utilización de las mismas te irán dando la práctica necesaria para sentirte cada vez más hábil utilizando estas aplicaciones.

¡Sino siempre podrás preguntarle a ese compañero más avanzado en este tipo de aplicaciones o… los tutoriales de youtube!

Pero creo que es muy importante recordar que este tipo de plataformas son tus aliadas a la hora de gestionar los proyectos. Te ayudarán a ser más organizado, a tener toda la información bien resumida y localizada y a estar en contacto directo con el resto del equipo asignado a esta tarea pudiendo desempeñar el trabajo de la manera más cómoda y sencilla posible.

¿Cuáles son tus herramientas favoritas para gestionar proyectos?