La automatización impulsada por Inteligencia Artificial (IA) se ha convertido en una de las tendencias más transformadoras para las empresas modernas.
Más del 70% de las organizaciones ya están explorando o implementando soluciones de IA para optimizar sus operaciones, como apuntan los datos de Salesforce.
La combinación de algoritmos inteligentes, análisis de datos y aprendizaje automático y conexión de plataformas está permitiendo a las empresas ser más eficientes, competitivas y centradas en el cliente.
¿Qué es la automatización con Inteligencia Artificial?
Antes de meternos en faena, vamos a hacer una pequeña aclaración sobre las automatizaciones y la IA, ya que en el momento en el que vivimos, con todo el revuelo y la expectación generada por esta nueva ola de la IA, es importante dejar claro que no todas las automatizaciones se realizan con IA. De hecho no siempre se necesita incorporar IA a una automatización para que sea útil y nos ayude a eficientar alguno de nuestros procesos.
Muchas veces simplemente uniendo puntos o conectando acciones/tareas que ya realizamos manualmente en distintas plataformas, podemos optimizar mucho los procesos de nuestra empresa u organización.
Por otro lado, para aquellas tareas o procesos en los que necesitemos algo más que simplemente conectar aplicaciones o plataformas, la automatización con IA supone una alternativa ideal, ya que este tipo de automatizaciones consiste en el uso de sistemas inteligentes que pueden realizar tareas que tradicionalmente requerían intervención humana.
La principal fortaleza de las automatizaciones con IA, es que a diferencia de la automatización tradicional, basada en reglas fijas, la IA permite adaptabilidad, aprendizaje continuo y toma de decisiones basada en datos.
Áreas de la empresa donde la IA puede automatizar procesos
Todas las empresas independientemente de su tamaño realizan una serie de acciones y tareas muy similares en su día a día que dependiendo del nivel de complejidad de los procesos en los que se añadan, o cómo se combinan entre sí, diferencia una empresa de otra.
Estas unidades mínimas de tareas son las que buscaremos automatizar, ya que todos copiamos y pegamos información, mandamos correos, almacenamos documentos, extraemos información, generamos informes y una larga lista de tareas que independientemente de la organización y del departamento repetimos en nuestro día a día.
Acciones repetitivas, recurrentes, con riesgo de fallo, y donde nuestro cerebro no aporta valor, sino todo lo contrario, nos privan de poder realizar otras tareas.
Pero vamos a ir más en profundidad sobre estas áreas en una empresa donde podemos automatizar procesos:
3.1. Atención al cliente
Existen muchas acciones relacionadas con la atención al consumidor o cliente en las que la IA y las automatizaciones pueden ser de gran ayuda para nuestros trabajadores, quienes se pueden apoyar en estas herramientas para lograr ser más eficientes o evitar seguir realizando las mismas tareas repetitivas donde no aportan valor, y ofrecer una mejor atención y servicio a sus clientes, logrando una mayor satisfacción por parte de los mismos.
De hecho según señala el informe de Salesforce, Salesforce State of Service Report el 63% de los profesionales de servicio creen que la IA generativa les ayudará a atender a los clientes más rápidamente.
Algunos ejemplos de automatizaciones con IA que podemos realizar son:
- Chatbots disponibles 24/7 que aseguran una respuesta inmediata a las consultas de los clientes
- Asistentes virtuales que gestionan consultas frecuentes, para liberar a nuestra plantilla de la resolución de las mismas dudas una y otra vez
- Análisis de sentimiento en interacciones, muy útiles para conocer el estado de los clientes al respecto de una marca o empresa y tomar decisiones orientadas a la satisfacción de los clientes…
3.2. Marketing y ventas
Otra área en la que podemos valernos de estas herramientas para conseguir captar mejor y en mayor cantidad, almacenar y tratar los leads de manera más adecuada, ahorrar tiempo en la generación de reportes y acercarnos cada vez más hacia una hiperpersonalización del mensaje que derive en un mayor número de ventas.
Es más, según McKinsey, el marketing es el área donde la IA puede aportar mayor valor, especialmente en la personalización de campañas y análisis de datos.
Algunos ejemplos de automatizaciones con IA que podemos realizar son:
- Segmentación automática de audiencias
- Asistentes que nos permitan detectar automáticamente cuando se producen canibalizaciones en una web y nos envíen notificaciones para arreglarlo
- Lead scoring basado en comportamiento
- Personalización de ofertas y comunicaciones
- Asistentes que nos ayuden con la generación de ideas, redacción y diseño de contenido
- Asistentes que nos permitan informar de nuevos leads a nuestros comerciales en tiempo real
- Reportes automatizados…
3.3. Recursos Humanos
En este caso, y acorde a lo que señala el informe de Gartner la IA está transformando la gestión del talento y es que nos aligera el trabajo pesado de acciones de contratación, onboarding, papeleos y trámites relacionados con las plantillas de las empresas.
Algunos ejemplos de automatizaciones con IA que podemos realizar son:
- Filtrado y evaluación inicial de CVs
- Automatización del onboarding de nuevos empleados
- Evaluación del desempeño mediante análisis de datos
- Automatización de la generación y subida de documentos de nóminas para cada empleado…
3.4. Finanzas y contabilidad
Esta es otra de las áreas por excelencia donde las automatizaciones con IA están revolucionando la manera de hacer las cosas, y es que KPMG indica que el 71% de las empresas encuestadas en su último estudio, ya utilizan IA en sus operaciones financieras, para acciones relacionadas con el procesamiento de los documentos, lo que les permite resolver cuellos de botella, ser más eficientes en el tratado de los documentos y liberar recursos para procesos más delicados donde su experiencia es vital.
Algunos ejemplos de automatizaciones con IA que podemos realizar son:
- Procesamiento y envío automático de facturas
- Extracción de datos de facturas o documentos mediante OCRs
- Generación de informes automáticos para stakeholders…
3.5. Operaciones y logística
La logística y las operaciones son áreas donde también podemos exprimir estos recursos, Uber Freight por ejemplo, utiliza IA para optimizar las rutas de camiones, reduciendo las millas vacías.
De esta manera estas herramientas impulsadas por IA permiten tomar decisiones más acertadas a la hora de gestionar los recursos de los que dispone nuestra organización, optimizar procesos y tareas.
De hecho el departamento de operaciones de las empresas suele ser precisamente el departamento que impulsa estas automatizaciones para eficientes el funcionamiento de su organización.
Algunos ejemplos de automatizaciones con IA que podemos realizar son:
- Gestión inteligente de inventarios
- Optimización de rutas de envío
- Predicción de demanda de productos…
3.6. Producción y mantenimiento
De manera similar que ocurre en la logística, mejores datos y mejores herramientas para analizar los mismos nos permiten eficientar procesos y tomar mejores decisiones, Forbes destaca cómo la IA está revolucionando la fabricación industrial.
Algunos ejemplos de automatizaciones con IA que podemos realizar son:
- Mantenimiento predictivo de maquinaria
- Control de calidad automatizado con visión artificial
- Gestión de líneas de producción adaptativa…
Beneficios de automatizar procesos empresariales con IA
Ya hemos visto distintos departamentos en los que la IA y las automatizaciones pueden generar un gran impacto, y la lista podría asentarse todo lo que queramos, ya que una de las principales ventajas de las automatizaciones con IA, es la flexibilidad y capacidad de moldear asistentes y herramientas a medida para cada caso.
LivePerson señala en uno de sus últimos estudios que el 91% de las empresas ven la IA como positiva para mejorar la interacción con los consumidores y es que entre sus muchos beneficios, podemos destacar:
- Ahorro de costes: Reducción de tareas repetitivas, optimización de recursos y reducción de los costes asociados a los fallos humanos, que son altamente evitables al implementar automatizaciones, según un estudio de PWC las empresas destinan el 1% de sus recursos en compensar los fallos humanos de sus empleados.
- Escalabilidad: Estas herramientas nos generan una capacidad enorme de crecer sin necesidad de ampliar proporcionalmente la plantilla. Las tareas repetitivas para las que antes necesitábamos muchas personas pueden descansar sobre un asistente, lo que nos permite seguir escalando nuestro negocio sin preocuparnos por tener que aumentar la plantilla si nuestra demanda o empresa crece.
- Reducción de errores: Mayor precisión en tareas rutinarias que como mencionábamos antes van directamente relacionadas a una reducción de costes, al no tener que compensar estos fallos que ya no se cometen.
- Mejora de la experiencia del cliente: Respuestas más rápidas y personalizadas = clientes más contentos y satisfechos con nuestra marca, organización o servicios.
- Flexibilidad en su implementación: Estas herramientas se adaptan a todo tipo de stacks tecnológicos y necesidades de las empresas, son un traje a medida lo que les permite ser tan efectivos para los procesos y tareas de tan diversas organizaciones.
Tabla comparativa: Tareas tradicionales vs tareas automatizadas con IA
| Área | Tarea tradicional | Tarea automatizada con IA |
|---|---|---|
| Marketing y ventas | Segmentación manual de clientes Reporting manual |
Segmentación automática y predicciones Reporting automático |
| Recursos Humanos | Revisión manual de CVs | Preselección automática de candidatos |
| Finanzas y contabilidad | Introducción manual de facturas | Captura y procesamiento automático de datos |
| Logística | Planificación manual de rutas | Optimización automática de rutas de envío |
| Producción | Inspección manual de calidad | Análisis automatizado con visión artificial |
Ejemplos prácticos de automatización con IA en empresas reales
Algunos ejemplos conocidos de grandes empresas que ya están aplicando la IA en sus procesos para lograr una mayor eficiencia son:
- Zendesk: Utiliza IA para categorizar tickets de soporte y priorizar respuestas (Invoca).
- Netflix: Emplea IA para personalizar las recomendaciones de contenido a cada usuario.
- Amazon: Automatiza la gestión de inventarios mediante algoritmos predictivos (Financial Times).
Ejemplos prácticos de automatización con IA de algunos de nuestros clientes
En cuanto a ejemplos que hayamos llevado a cabo en VDL podemos destacar:
Asistente inteligente para atención al cliente:
Solución:
Creación de un teleoperador que atiende las llamadas en primera instancia y deriva la llamada al personal humano de la empresa cuando es oportuno.
Resultado:
Reducción de casi 2h diarias en la atención a llamadas
Eliminación de esperas tanto en el hospital, como en centralita.
Mejora de la experiencia del paciente y de su percepción del hospital.
Mayor satisfacción del equipo.
Retorno:
Inversión amortizada en 12 meses (chh), más de 460h al año liberadas (11,5K€) y ahorro de 30K€ en contratación
Automatización de reportes para cliente:
Solución:
Desarrollar un sistema de reporte automatizado que se conecta a Hojas de cálculo para la extracción de los datos, usa Herramientas de Business Intelligence para la representación, así como Soluciones IA para la generación de documentos.
Resultado:
Eliminación del proceso manual.
Mejora de la percepción de la compañía (puntualidad en la entrega de informes)
Mayor satisfacción del equipo.
Retorno:
Inversión amortizada en 8 meses, 384h al año liberadas (+10K€) y escalabilidad del proceso
Asistente de validación de documentos, para un proceso de ventas y validación financiera.
Solución:
Implementar un bypass antes del CRM para verificar y digitalizar los documentos (OCR). de esta manera realizamos una comprobación de los datos con los introducidos por el comercial para evitar errores en subida y propiciar la Validación inmediata.
Resultado:
Reducción de incidencias mensuales de 48 a 3.
Al eliminar las 2,1 semanas de retraso en el 40% de las operaciones, se redujo en un 27% los tiempos totales de comercialización.
Retorno:
Inversión amortizada en 6 meses, casi 1700h al año liberadas (+33K€) y + 8% en registro de ofertas por valor de ~1,5M€
¿Cómo empezar a automatizar con IA en tu empresa?
Si alguno de los ejemplos vistos en este artículo ha resonado y te gustaría empezar a automatizar algún proceso en tu organización te recomendamos que sigas los próximos pasos:
- Auditar los procesos actuales para identificar tareas repetitivas o ineficientes o con potencial de automatización, recuerda siempre las 3 Rs como las del reciclaje, a la hora de identificar tareas con potencial de automatización: Repetitivas, Recurrentes, con Riesgo de incurrir en fallos.
- Definir objetivos claros: ahorro de costes, mejora del servicio, escalabilidad, qué queremos conseguir con estos objetivos: PRO TIP: automatiza siempre procesos que ya conoces y dominas, ya que es más fácil que sepas replicarlos o derivarlos a la máquina.
- Seleccionar las herramientas adecuadas: Herramientas no-code especializadas en la automatización de procesos, chatbots, RPAs, plataformas de analítica predictiva, herramientas de reporting automatizado…
- Promover el cambio y formar a los equipos para facilitar la adopción ya que como otras revoluciones, esta ola de IA y automatizaciones supone un gran cambio, y es crucial lidiar con las oposiciones y resistencias al cambio propias sobre todo de organizaciones grandes.
- Implementar estas automatizaciones o bien a nivel interno si se cuenta con el conocimiento necesario o gracias a algunos socio de confianza como VdL, expertos en consultoría y automatizaciones. Te ayudaremos con el paso de consultoría si todavía no tienes claro qué automatizaciones implementar, o con la propia implementación si ya lo tienes claro, nos pondremos manos a la obra con estas acciones, te acompañaremos y ayudaremos con esta gestión del cambio, y nos quedaremos contigo tras la implementación para asegurarnos que todo sigue funcionando correctamente.
- Medir resultados, este paso nos permite ver el impacto y el retorno de las automatizaciones, esto se puede mirar a nivel de tiempo ahorrado, impacto generado ( uno o varios trabajadores), satisfacción del cliente tras la implementación de la herramienta, revenue generado, gracias a la mejora de algún proceso directamente relacionado con las ventas …
