Gestionar la facturación sigue siendo una de las tareas más tediosas, repetitivas y propensas a errores dentro de cualquier empresa.
Revisar datos, crear documentos, enviarlos a tiempo, hacer seguimiento de cobros o registrar cada movimiento contable puede convertirse en un auténtico laberinto administrativo, especialmente cuando el negocio empieza a escalar.
A medida que crecen los volúmenes de operaciones y aumentan las exigencias legales (como la implantación obligatoria de la factura electrónica), automatizar el proceso de facturación deja de ser una opción y se convierte en una necesidad estratégica.
No se trata solo de ahorrar tiempo, sino de mejorar la eficiencia, reducir riesgos y garantizar que cada paso esté perfectamente alineado con la operativa del negocio.
De hecho, según señala Ardent Partners procesar una factura manualmente puede llevar hasta 17,4 días, y costar entre 10 € y 25 € en materiales y mano de obra; en cambio, la automatización permite reducir ese coste a apenas 2 EUR por factura y cortar el tiempo de procesamiento hasta en un 80 %.
Es por ello que en este artículo te explicamos cómo funciona la automatización del proceso de facturación, qué métodos existen y cómo en VdL ayudamos a nuestros clientes a implementar soluciones que les permiten centrarse en lo que realmente importa: hacer crecer su empresa.
Y te lo decimos desde la propia experiencia ya que nosotros también pasamos por este proceso y te podemos decir que hay un claro antes y después de la automatización.
¿Cómo automatizar un proceso?
Antes de meternos en el proceso de facturación en concreto, cabe destacar que la automatización de cualquier proceso parte de tres pasos clave:
- Identificar tareas repetitivas, recurrentes y con riesgo de error, con potencial de sear automatizadas.
- Definir reglas claras, que dejen claro el proceso a seguir.
- Conectar sistemas y herramientas con o sin IA que permitan ejecutar acciones sin intervención humana.
Para definir esas reglas y conectar las herramientas adecuadas, conviene tener claro qué procesos son realmente susceptibles de automatizarse con inteligencia artificial dentro de una empresa. Desde la clasificación de información hasta la atención al cliente, pasando por el control de inventarios o la generación de informes con herramientas de inteligencia artificial.
Las posibilidades son amplias y pueden adaptarse a distintos sectores y tamaños de negocio.
Métodos para automatizar la facturación
La automatización del proceso de facturación consiste en integrar herramientas digitales capaces de generar, enviar, registrar y almacenar facturas de forma automática, sin necesidad de intervención manual en cada etapa.
Este tipo de soluciones reduce errores, acelera la operativa y libera tiempo para que los equipos se centren en tareas donde aportan más valor.
Existen diferentes puntos del proceso de facturación que pueden automatizarse, dependiendo de las herramientas disponibles y del grado de madurez digital de la empresa.
Automatizar facturas antes del pago
Esta fase implica generar la factura de forma automática antes de que el cliente pague. Por ejemplo:
- Facturas proforma automáticas al rellenar un formulario.
- Generación automática desde un contrato digital firmado.
- Integración con pasarelas de pago que emiten la factura al activarse un pedido.
En VdL, una práctica común es conectar formularios web con plantillas de facturación dinámicas que se rellenan en tiempo real.
Automatizar facturas después del pago
Cuando el pago se realiza antes de emitir la factura, es posible configurar automatizaciones que se activen tras la confirmación de pago:
- Integración con Stripe, PayPal o TPVs para generar y enviar facturas.
- Creación automática de tickets o facturas simplificadas para ecommerces.
Esto es ideal para negocios online, suscripciones o servicios bajo demanda.
Automatizar carga de facturas
No solo se trata de emitir, sino también de recibir y procesar facturas de proveedores. Automatizar esta tarea ayuda a reducir errores y ahorrar mucho tiempo en contabilidad.
- OCRs que extraen automáticamente los datos de una factura recibida.
- Integraciones con plataformas para almacenar y mantener una organización de estas facturas cambiando los nombres de manera automática
- Asistentes que clasifican las facturas recibidas por proveedor, categoría o estado.
En VdL utilizamos herramientas de IA para leer facturas entrantes, cargarlas renombrarlas y subirlas en nuestras carpetas de drive correspondiente
Automatizar envío de facturas
Este paso cierra el ciclo de la automatización. El envío automático permite que el cliente reciba su factura en cuanto se cumplan las condiciones establecidas:
- Envío por email con copias internas al equipo financiero.
- Activación de recordatorios para facturas no abonadas.
- Archivado en la nube con acceso seguro para el cliente.
Una de las soluciones que hemos implementado en VdL permite enviar facturas finales vía email desde nuestro dpto de admin, incluyendo el documento adjunto de la factura y con un asunto y cuerpo de correo personalizado para cada cliente
Ventajas de la automatización de facturas
Además automatizar la facturación no es solo una cuestión de eficiencia: es una forma inteligente de ganar tiempo, tranquilidad y control. Imagina dejar de pelearte con Excel cada fin de mes y tener todo automatizado, ordenado y controlado con un par de clics. Suena bien, ¿verdad? Pues es totalmente posible y cada vez más empresas están dando el paso.
De hecho por si todavía tienes dudas, aquí te dejamos un listado de algunas de las principales ventajas que tiene automatizar este proceso:
💡 Menos errores, más control
¿Quién no ha sufrido con una factura mal puesta, un número que no cuadra o un cliente que no la encuentra? Con herramientas que leen y procesan datos automáticamente (como los sistemas OCR y RPA), se reduce drásticamente el margen de error.
Según EdgeVerve, este tipo de tecnología mejora la precisión de los datos y evita sustos contables o multas inesperadas.
⚡ Cobros más rápidos (y menos quebraderos de cabeza)
Uno de los grandes superpoderes de automatizar tu facturación es acelerar el momento más esperado, el cobro.
De hecho, las empresas que automatizan sus cuentas por cobrar reciben los pagos hasta un 40 % más rápido, según ResolvePay. Menos seguimiento, menos llamadas, menos excusas.
🔍 Todo bajo control, en tiempo real
Con la automatización, sabes en todo momento qué se ha enviado, qué está pendiente, qué se ha cobrado y qué no, la trazabilidad es total.
Lo explica muy bien vcita, la visibilidad sobre tus procesos financieros mejora radicalmente cuando todo está conectado y automatizado.
✅ Cumplimiento legal sin dramas
Plataformas como Zuora lo confirman: la automatización asegura el cumplimiento sin que tú tengas que estar pendiente de cada detalle.
Además la factura electrónica ya es obligatoria en muchos sectores y países, y pronto lo será para todos. Una razón más para automatizar este proceso ya que no solo te pone al día, sino que te garantiza que se hace bien.
💚 Mejor experiencia para tus clientes
Recibir una factura clara, correcta y a tiempo genera confianza. Y si además está personalizada, con tu branding y un botón para pagar directamente, es aún mejor, de hecho como señala AuraQuantic incluso mejora directamente la relación cliente-empresa.
📈 Escala sin añadir carga administrativa
Si tu negocio está creciendo pero sigues facturando de forma manual, esto puede convertirse en un cuello de botella.
Automatizando, puedes gestionar un volumen enorme de facturas sin aumentar tu equipo administrativo, es decir, creces sin frenar 🏃🏽♂️💨
Automatizar el proceso de facturación con VdL
Si te estás preguntando “¿y esto cómo lo aplico en mi empresa?”, la respuesta es simple: lo hacemos por ti.
En VdL ayudamos a empresas a integrar la automatización en sus procesos administrativos y financieros.
Gracias a nuestro enfoque combinado de tecnología, estrategia y creatividad, diseñamos sistemas a medida que se adaptan a cada negocio.
Ya sea que necesites automatizar la facturación de un ecommerce, un SaaS o un servicio profesional, en VdL podemos ayudarte a:
- Identificar los cuellos de botella en tu proceso actual.
- Diseñar flujos de automatización personalizados.
- Integrar herramientas como Make, Zapier, Airtable, Notion, Google Workspace o software contable.
- Monitorizar y optimizar los procesos para que escalen contigo.
Agenda una consultoría gratuita con nuestro equipo y descubre cómo la automatización puede transformar tu operativa.
