La automatización con IA ya no es una promesa: es una palanca directa para reducir costes, ganar tiempo y mejorar la calidad operativa. En este artículo te mostramos cómo aplicar la automatización con IA, con casos de estudio reales con métricas y un mapa de herramientas para empezar hoy.
¿IA vs. automatización?
- IA: modelos que aprenden de datos para predecir, clasificar o generar contenidos.
- Automatización: orquestación de tareas y sistemas sin intervención humana, dejar a las máquinas que hagan las tareas de manos y dejar que nuestro equipo haga las tareas donde tiene que pensar y donde aporta valor
- Juntas, permiten pasar de mover datos a tomar decisiones automáticamente.
Por cierto, si ChatGPT es ya un referente para muchos, tu empresa debería estar presente en él. En este post, nuestros expertos en SEO te dan las claves para lograrlo y mejorar tu visibilidad en entornos de IA conversacional.
¿Qué es la Automatización con Inteligencia Artificial?
La automatización con IA implica el uso de tecnologías de inteligencia artificial para realizar tareas que tradicionalmente requerían intervención humana.
Esto incluye desde procesos simples como la entrada de datos hasta actividades complejas como el análisis predictivo y la toma de decisiones estratégicas.
Al combinar la automatización con capacidades de aprendizaje automático, las empresas pueden lograr una mayor adaptabilidad y eficiencia en sus operaciones.
A continuación veremos algunos de los beneficios que la automatización con IA genera para las empresas, beneficios que están provocando que cada vez más empresas de todas las industrias y tamaños estén optando por la automatización de sus procesos en mayor o menor medida.
Beneficios clave de la Automatización con IA para las Empresas
1) Eficiencia y ahorro de tiempo
Al delegar tareas rutinarias a sistemas automatizados, los empleados pueden concentrarse en actividades más estratégicas y creativas, como el desarrollo de nuevas estrategias de negocio, la innovación de productos y la mejora de la experiencia del cliente.
- Automatiza tareas repetitivas (entrada de datos, conciliaciones, reporting, atención al cliente).
- Impacto: esto no solo reduce el tiempo dedicado a estas actividades, sino que también libera recursos que pueden ser redirigidos hacia áreas más productivas, lo que podemos traducir en menos tiempo para ti o tu personal en tareas repetitivas que realmente no mueven la aguja de tu negocio..
De hecho, según un estudio de McKinsey la IAG podría permitir la automatización de hasta el 70% de las actividades empresariales en casi todas las ocupaciones para el año 2030, lo que agregaría billones de dólares en valor a la economía global.
2) Menos errores y mayor consistencia
Como bien se dice “errar es de humanos”. Especialmente cuando realizamos tareas repetitivas y delicadas en las que tener algún fallo o inconsistencia es muy fácil.
- Al usar la automatización con IA, minimizamos estos riesgos, asegurando que las operaciones se realicen de manera consistente y fiable.
- Impacto: menos reprocesos, menos costes por error y mejor cumplimiento de las tareas
Las organizaciones que implementan IAG reportan tanto reducciones de costos como incrementos en ingresos en las unidades de negocio que adoptan esta tecnología, según el informe de: «El estado de la IA a principios de 2024: la adopción de la IA generativa aumenta y comienza a generar valor».
3) Decisiones mejores y más rápidas
- Las soluciones de IA son capaces de analizar grandes cantidades de datos en tiempo real, proporcionando insights valiosos que serían difíciles de obtener manualmente. Esto incluye tendencias de mercado, comportamientos de los clientes y eficiencias operativas.
- Impacto: mayor capacidad de procesar grandes volúmenes de datos, con lo que aumenta la capacidad tomar decisiones más informadas y oportunas
4) Experiencia de cliente 24/7
- Otra de las ventajas de automatizar procesos y usar la IA para ello es la de ofrecer servicios personalizados y respuestas rápidas a las consultas de los clientes, mejorando su satisfacción y fidelidad
- Impacto: más autoservicio, menos espera y una mejora notable de la satisfacción de los clientes.
Cómo Implementar la Automatización con IA en tu Empresa
Son muchas las empresas que ya están integrando la IA en sus procesos cotidianos para aumentar su eficiencia, reducir errores, ganar más tiempo para nuevas tareas, e incluso aumentar los ingresos de sus organizaciones
Y es que como muestra esta infografía de Statista, según estimaciones de la consultora Tractica, los usos de la inteligencia artificial son del todo variados y muy lucrativos.
Pero vamos a ver cómo podrías implementar estas herramientas en tu organización desde hoy mismo:
1- Evaluación de Necesidades
Antes de implementar soluciones de IA, es esencial realizar una evaluación detallada de las necesidades de la empresa.
Identifica las áreas que más se beneficiarían de la automatización y establece objetivos claros.
Si no tienes claro cuales son estas áreas puedes empezar por el contrario, cuáles son aquellas tareas que más lata te dan y que tienen potencial de ser automatizadas (monótonas, repetitivas, tediosas, no aportan valor creativo).
2- Selección de Herramientas y Plataformas de IA
Una vez identificadas aquellas tareas o procesos que quieres mejorar u optimizar con las automatizaciones, es importante elegir la herramienta o herramientas que usarás, ya que existen múltiples herramientas para automatizar procesos como Zapier, Make, n8n, power automate entre otras, y plataformas de IA y LLMs disponibles en el mercado como GPT, Gemini, Mistral, Claude …
Selecciona aquellas que mejor se adapten a las necesidades específicas de tu empresa, considerando factores como la usabilidad, escalabilidad, la facilidad de integración y el soporte técnico.
Por ejemplo zapier o make son más accesibles y presentan menos barreras técnicas de entrada que n8n, pero por otro lado son más caras que n8n, por lo que la herramienta dependerá de tus necesidades y capacidades
3- Capacitación y Cambio Cultural
La adopción de IA no siempre es algo sencillo y en muchos casos requiere de una capacitación adecuada para los empleados y de un cambio cultural que fomente la aceptación de nuevas tecnologías.
Siempre existe una cierta reticencia al cambio, por ello es fundamental comunicar los beneficios y proporcionar formación continua para maximizar el potencial de la automatización.
4- Monitoreo y Optimización Continua
La implementación de IA no es un proceso único, sino que requiere monitoreo constante y optimización continua.
Analiza regularmente el desempeño de las soluciones automatizadas y realiza ajustes según sea necesario para asegurar que se cumplan los objetivos establecidos.
Desafíos y Consideraciones al Adoptar la Automatización con IA
Aunque la automatización con IA ofrece numerosos beneficios, también presenta desafíos que deben ser considerados:
- Costo Inicial de Implementación: La inversión en tecnología de IA puede ser significativa. Es importante evaluar el retorno de inversión (ROI) a largo plazo.
- Seguridad y Privacidad de los Datos: La automatización implica el manejo de grandes volúmenes de datos, lo que requiere medidas robustas de seguridad para proteger la información sensible.
- Adaptación del Personal: La transición hacia la automatización puede generar resistencia entre los empleados. Es crucial gestionar el cambio de manera efectiva para asegurar una adopción exitosa.
- Mantenimiento y Actualización de Sistemas: Las soluciones de IA requieren mantenimiento continuo y actualizaciones para mantenerse efectivas y seguras
Beneficios reales en casos de estudio
Ahora que ya tienes más claro esto de la IA y las automatizaciones, a continuación te desglosamos algunos casos de éxito de empresas que ya están aplicando estas herramientas y el impacto que han obtenido:
Telefónica (España) — Contact center con RPA + IA para reducir el tiempo de manejo de llamadas
- Resultados: −80% tiempo medio de manejo (AHT), ×3 llamadas/hora, −25% costes operativos con ROI < 12 meses.
- Proceso: front/back-office integrados, >30 sistemas orquestados.
- Tecnología: digital workers (RPA), Modelos de lenguaje y TrustPortal.
MAPFRE (España) — Atención y back-office con IA
- Resultados: 5,4 M de clientes atendidos con IA (40% de operaciones con IA en 2024); −28% derivaciones del chatbot a agente humano en un piloto.
- Proceso: asistentes virtuales, revisión documental y peritación digital.
- Tecnología: asistentes virtuales, OCRs y automatización.
Repsol (España) — Copiot para productividad del conocimiento
- Resultados: 121 min/semana ahorrados por empleado y +16% calidad de entregables (piloto con 600 empleados durante 4 meses).
- Proceso: generación y síntesis de contenidos, análisis y documentación.
- Tecnología: Microsoft 365 Copilot (genAI) + automatizaciones.
Inditex/Zara — Predicción de demanda gestión de stocks y potenciación del buscador web
- Resultados: uso de IA para previsión de demanda, gestión de stock y buscador
- Proceso: forecasting, reposición y e‑commerce.
- Tecnología: analítica avanzada e IA aplicada a cadena de suministro.
Unilever (global) — Selección de personal con IA que ahorra 50.000 horas revisando candidatos
- Resultados: 50.000 h ahorradas en 18 meses, £1M ahorro anual, −90% time‑to‑hire (caso consolidado).
- Proceso: cribado y entrevistas vídeo con análisis automatizado.
- Tecnología: Modelos de lenguaje y automatización de evaluación.
Además de los casos de estas estas grandes empresas vamos aterrizarlo un poco más y vamos con ejemplos de cómo aplicamos nosotros estas automatizaciones con y sin IA en nuestros procesos y el de nuestros clientes para optimizar sus procesos
Recepción de Leads
Gracias a la automatización podemos gestionar de manera automática los leads que llegan por los esfuerzos de nuestro cliente en paid, concretamente los leads que le entran por sus campañas de meta, para llevarlas automáticamente a su CRM.
Impacto: Esta pequeña automatización que realizamos en make ahorra mensualmente en torno a 5-7 horas mes a nuestros compañeros de PAID en el volcado y registro de estos leads
Automatización de alertas Search Console
Gracias a esta automatización realizada con Make, podemos establecer alertas recurrentes que nos avisen de cambios significativos en las impresiones o los clics de nuestra web, y nos informe a las personas que nosotros deseamos a través del canal que consideremos.
Impacto: Nuestro equipo de SEO no tienen que ir revisando semanalmente cliente por cliente los cambios relevantes que se hayan producido, sino que reciben alertas solo cuando se generan cambios significantes (bajo el criterio del propio equipo), y tienen más tiempo para otras actividades que aportan mayor valor, de esta manera nos quitamos 1-2 horas de cada inicio de semana que dedicaba el equipo para esta tarea con todos sus clientes
Automatización de creación y publicación en RRSS
Gracias a la IA y las automatizaciones podemos realizar una investigación de contenidos, planificar ideas, generar copys y creatividades y si deseamos subirlo directamente a las plataformas sociales.
En este caso descargamos un vídeo que tengamos en google, lo transcribimos, sacamos info complementaria de perplexity, pedimos a gpt que nos genere post y publicamos en distintas redes sociales.
Impacto: ahorro significativo en tiempos de nuestro equipo de contenidos en esas labores más tediosas que ahora pueden dedicar a cuidar más a nuestros clientes, revisar los resultados propuestos por IA y aportar más valor
Bots conversacionales que agendan citas y recopilan info de leads y resuelven dudas
Asistentes generados con make o n8n capaces de contestar al teléfono o a conversaciones por Whatsapp, dar soporte, recopilar datos para llevárnoslo a una base de datos o agendar citas en nuestros calendarios.
Impacto: mejora de la satisfacción de usuarios y clientes sin tener que contratar equipo extra para ofrecer una atención 24/7
De hecho nosotros mismos tenemos esta herramienta para atender a nuestras peticiones de Whatsapp, lo que nosotros llamamos ValerIA
Si tienes hambre de más aquí puedes ver 10 Casos de Éxito de Empresas que Aplican Inteligencia Artificial.
¿Cómo empezar?
- Identifica “candidatos a automatizar”: tareas repetitivas, alto volumen, reglas claras, cuellos de botella, SLA incumplidos.
- Define el KPI de impacto: horas ahorradas, satisfacción de personal o de clientes, tasa de reducción de errores, € ahorrados/mes… la métrica que mejor te ayude a monitorear y ver el impacto de estas acciones
- Prototipa en 2–4 semanas con herramientas low‑code o no code como las mencionadas, make, zapier, n8n, lovable, power automate… Si no estás familiarizado con estas tecnologías o herramientas, busca un partner de confianza como VdL.
- Orquesta y mete IA donde aporte : clasificación, extracción, priorización, generación.
- Pasa a producción con supervisión: no des de entrada las llaves de todo a la IA, utilizala para automatizar gran parte del proceso, pero monitorea, establece alertas y aprobaciones por humanos antes de la publicación
- Mantenimiento: Cuando se realiza una implementación de una automatización con IA es muy importante realizar un mantenimiento o seguimiento de la automatización ya que al conectarnos con distintas herramientas, hacer llamadas a APIs y demás, podemos encontrarnos fallos de conexiones u otros problemillas que deben solventarse para asegurarnos de que la automatización se mantiene operativa a lo largo del tiempo.
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FAQs
La IA puede automatizar una amplia gama de tareas, desde la gestión de inventarios y la atención al cliente hasta el análisis de datos y la toma de decisiones estratégicas.
El precio varía según el tamaño de la empresa y las soluciones específicas, pero generalmente incluye inversión en software, hardware y capacitación del personal.
Pilotos de 4–8 semanas pueden devolver ROI < 12 meses si el volumen y el coste‑hora lo justifican. El caso de Telefónica muestra ahorros del 25% OPEX en contact center.
Si bien algunas tareas repetitivas pueden ser automatizadas, la IA también crea nuevas oportunidades laborales enfocadas en la gestión y mejora de estas tecnologías.
No necesariamente. Existen plataformas y servicios que facilitan la implementación de soluciones de IA sin requerir conocimientos técnicos profundos, aunque contar con personal capacitado es beneficioso, de hecho desde VdL podemos encargarnos de la parte técnica para que tú solamente disfrutes de los beneficios que ofrece esta tecnología.
El tiempo de una implementación de una automatización con IA varía mucho dependiendo de la complejidad de la implementación.
Es importante a tener en cuenta además, que existe una labor de consultoría y análisis previo que serán claves para poder hacer una correcta implementación en poco tiempo.
Dicho esto, podemos encontrarnos desde automatizaciones que se implementen en menos de una hora y otras que nos lleven varios días o semanas todo dependerá de la complejidad de la automatización, si hay que hacer algún trabajo previo de recopilación o formateo de datos o si todo está disponible para conectar herramientas y añadir capa de IA (pero este escenario es difícil de encontrar ya que la IA bebe de datos y no siempre las empresas cuenta con una buena estructura de documentación accesible).
Prácticamente todas las industrias pueden beneficiarse, incluyendo manufactura, salud, finanzas, comercio minorista, y servicios, entre otras.
Actualmente ofrecemos servicios de consultoría para identificar puntos de mejora en la operación de marketing y ventas de nuestros clientes. Te decimos cómo estas actualmente, analizamos los puntos de mejora y te ayudamos creando, implementando y manteniendo flujos de trabajo automatizados que reduzcan tareas repetitivas y errores humanos. Además nuestro equipo es capaz de crear contenido visual y multimedia de alta calidad mediante IA, adaptado a las necesidades específicas de cada cliente.
Por lo que si necesitas quieres dar el paso a la incorporación de las automatizaciones y el uso de la IA en tu empresa, en VdL estaremos encantados de charlar y ayudar a tu organización a ser más eficiente e innovadora.
Las métricas a monitorearse, dependerá del tipo de implementación que se haya hecho, ya que las métricas serán distintas si se ha aplicado para un departamento de Marketing que de IT, del objetivo de la automatización o de lo que queramos medir.
Si lo que buscamos medir es la rentabilidad de la automatización podemos fijarnos en las horas de ahorro, pero si buscamos objetivos específicos de una automatización de un proyecto, habrá que abordar los kpis del proyecto específico.
